โครงการหลายปีเป็นเรื่องปกติ ตั้งแต่การอัปเดตระบบเดิมไปจนถึงการปรับปรุงเว็บไซต์ใหม่ การดำเนินการเหล่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการนำการดำเนินการที่คล่องตัวมาใช้ แต่โปรเจกต์ที่คุณเลือกใช้การคิดแบบ Agile ไม่จำเป็นต้องมีขนาดใหญ่ สามารถทำได้ง่ายๆ แค่แทนที่กระบวนการที่ล้าสมัยด้วยตัวเลือกดิจิทัล ในความเป็นจริงแล้ว จุดเด่นขององค์กรแห่งนวัตกรรมคือเป้าหมายที่สามารถทำลายเป้าหมายก้อนใหญ่ให้กลายเป็นโครงการที่แยกจากกันและเป็นอิสระได้ ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่จำเป็น และ
เป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญที่สุด อัลเบิร์ต ไอน์สไตน์ เคยกล่าวไว้ว่า “
ทุกอย่างควรทำให้เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ไม่ง่ายไปกว่านี้”ทำให้เป้าหมายของโครงการชัดเจน และนั่นอาจเกี่ยวข้องกับการชี้แจงสิ่งที่โครงการจะไม่บรรลุผลขั้นตอนที่ 2: ระบุบทบาทและความรับผิดชอบ (และมี DRI)
เช่นเดียวกับทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดบทบาทสำหรับการดำเนินการไว้ล่วงหน้าอย่างชัดเจน ผู้เข้าร่วมทุกคนจำเป็นต้องทราบความรับผิดชอบของตนและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมคนอื่นๆ
หนึ่งในกุญแจสู่ความสำเร็จคือการทำลายแนวคิดของสายการบังคับบัญชาและสายการตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง ตามแบบฉบับของ Apple ทุกโครงการมีผู้นำที่เรียกว่า “บุคคลที่รับผิดชอบโดยตรง” หรือ DRI DRI ลงมือปฏิบัติจริงและมีส่วนร่วมในทุกแง่มุมของโครงการ ผู้ดำรงตำแหน่งอาจมาจากส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กรและไม่ค่อยเป็นผู้บริหารระดับสูง
พูดตามตรง DRI คือบุคคลที่ได้รับมอบหมายซึ่งจะถูกเรียกหากมีบางสิ่งที่ไม่ถูกต้อง ข้อสันนิษฐานง่ายๆ คือ ถ้าคนๆ เดียวได้รับการมอบหมายความรับผิดชอบอย่างชัดเจนและเปิดเผยต่อสาธารณะสำหรับโครงการ โครงการนั้นมีแนวโน้มที่จะขับเคลื่อนไปสู่ผลลัพธ์ในเชิงบวกมากกว่าความรับผิดชอบร่วมกันโดยกลุ่มใหญ่
ในด้านผลประโยชน์ บทบาทของ DRI จะมองเห็นได้ชัดเจนและสร้างโอกาสให้แต่ละบุคคลได้แสดงศักยภาพที่แท้จริงของตน
DRI ไม่ใช่ผู้จัดการโครงการที่เป็นกลางและมีแนวโน้มที่
จะมีความรู้และประสบการณ์ใกล้เคียงกัน แต่งานบางอย่างต้องการผู้เชี่ยวชาญมากกว่าหนึ่งระดับ ตัวอย่างเช่น นักพัฒนาซอฟต์แวร์ วิศวกรระบบคลาวด์ และผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยอาจมีส่วนร่วมอย่างมากและเท่าๆ กันในความสำเร็จของโครงการ ในกรณีเช่นนี้ ใครคือ คปภ.? คำตอบง่ายๆ คือ “ไม่เป็นไร” บางทีวิศวกรระบบคลาวด์อาจกลายเป็น DRI เพราะเธอมีความสามารถ หรืออาจเป็นเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยที่มีประวัติโชกโชนในโครงการประเภทนี้ ใครก็ตามที่ได้รับเลือก DRI จะต้องได้รับอำนาจในการฉลองความล้มเหลวระหว่างทาง และกระตุ้นให้สมาชิกในทีมทำเช่นเดียวกัน DRI ที่ดีที่สุดจะปกป้องทีมจากการตรวจสอบที่มากเกินไปและความเสี่ยงที่ตามมา
ขั้นตอนที่ 3: แบ่งความคืบหน้าออกเป็นการวิ่งสองสัปดาห์
“sprint” เป็นคำที่เราใช้ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ซึ่งเป็นตัวผลักดันให้เกิดผลลัพธ์ที่จำกัด โดยปกติแล้วจะมีระยะเวลาระหว่างหนึ่งถึงสองสัปดาห์ นี่คือชุดของวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงและเป็นไปได้ และทุกวันจะมีการประชุมทีม (หรือ “ยืนขึ้น”) เพื่อประเมินความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายการวิ่ง การประชุมเหล่านี้สั้น ไม่เกิน 30 นาที และผู้คนยืนอย่างแท้จริง — เป็นเครื่องเตือนใจให้สั้น
แต่ละคนในโครงการครอบคลุมสามหัวข้อง่ายๆ:
สมัครรับจดหมายข่าวรายวันของเรา เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวของรัฐบาลกลาง
สิ่งที่ฉันทำสำเร็จตั้งแต่การยืนหยัดครั้งสุดท้าย
สิ่งที่ฉันกำลังทำและจะทำให้สำเร็จก่อนการยืนหยัดครั้งต่อไป
อะไรขวาง ทาง ฉันหรือขัดขวางไม่ให้ฉันทำตามคำมั่นสัญญาของฉัน
โครงการของรัฐบาลจะได้รับประโยชน์อย่างมากจากแบบจำลองนี้ เนื่องจากส่งเสริมความชัดเจนอย่างเต็มที่ และช่วยให้สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วในระยะเวลาที่จำกัด ทำให้มีความคืบหน้าที่คล่องตัวมากขึ้นเพื่อไปสู่เป้าหมายที่ใหญ่ขึ้น
ขั้นตอนที่ 4: หาที่ว่างสำหรับการปรับเปลี่ยน
เมื่อไม่สามารถตัดสินใจได้เนื่องจากความกลัวที่จะล้มเหลว ทุกคนล้วนสูญเสีย ในอดีตสิ่งนี้เป็นหนึ่งในอุปสรรคที่ยิ่งใหญ่ที่สุดต่อความสำเร็จในภาครัฐ การใช้แนวทางที่คล่องตัว ซึ่งทำให้มีที่ว่างสำหรับความล้มเหลวและการหมุนกลับอย่างรวดเร็ว โดยพื้นฐานแล้วเป็นชุดของชัยชนะ “เล็กน้อย” ที่สร้างไปสู่เป้าหมายที่ใหญ่ขึ้น
ตลอดโครงการ ทีมงานควรประเมินความก้าวหน้าไปสู่เป้าหมาย หากเป็นแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ใหม่ ให้ตรวจสอบกับผู้ใช้ปลายทางตลอดทั้งโครงการ ไม่ใช่แค่ในตอนท้าย หากนำเสนอบริการใหม่ๆ แก่ชุมชน ให้ปรับเทียบกับสมาชิกของชุมชนตลอดทั้งโครงการ ไม่ใช่แค่ในตอนท้าย
ปรับเทียบบ่อยๆ และเผื่อข้อผิดพลาดไว้ แต่อย่าลืมว่าความล้มเหลวคือโอกาสในการเติบโต
ชีวิตเปลี่ยนแปลงเร็วเกินกว่าจะทำนายอนาคตได้อย่างแม่นยำ แต่เรารู้ว่าเทคโนโลยีไม่ได้ชะลอตัวลงในเร็ววัน ในขณะที่รัฐบาลยอมรับวิธีการที่คล่องตัวในการดำเนินการ ใช้วิธีการที่ทดลองและทดสอบแล้ว และคุ้นเคยกับแนวคิดของความล้มเหลว เราจะเริ่มรับรู้ถึงความคืบหน้าได้บ่อยเท่ากับที่เราทำในภาคเอกชน มาเริ่มกันวันนี้ทีละโครงการ
